Privacy Policy & Disclaimer

Déclaration de confidentialité

Cette déclaration de confidentialité (ci-après « Déclaration de confidentialité ») s’applique, entre autres, (i) ànotre site https://www.syntegro.be (ci-après “Site”) et (ii) à toutes lesrelations (commerciales) entre Syntegro et ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

Cette Déclaration de Confidentialité contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel collectées par Syntegro, ainsi que sur la façon dont Syntegro utilise et traite ces données à caractère personnel.

Syntegro veut souligner qu'elle essaie toujours d'agir conformément à la « Loi sur la protection de la vie privée», à savoir (i) la Loi belge sur la protection de la vie privée du 8 Décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard du traitement des données à caractère personnel, (ii) Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016, aussi appelée RGPD,  relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46 / CE et (iii) la (future) législation belge sur la mise en œuvre du règlement susmentionné.

Visiter le site implique votre approbation expresse (par le biais de la communication de vos données à caractère personnel ou l’inscription au bulletin d’information) de la Déclaration de confidentialité et donc de la manière dont Syntegro collecte, utilise et traite vos données à caractère personnel.

Veuillez lire cette déclaration de confidentialité en lien avec la Website Privacy Policy & Disclaimer de Syntegro.

1. Types de données à caractère personnel

Syntegro peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes:

  • Nom et prénom
  • Numéro personnel
  • Numéro de contrat
  • Titre
  • Suffixe de nom
  • Adresse
  • Adresse email
  • Téléphone / GSM
  • Plaque d’immatriculation
  • Entreprise
  • Date d’entrée / de sortie en fonction
  • Groupe linguistique
  • Département
  • Photo
  • Fuseau horaire
  • Nom d’utilisateur et mot de passe
  • Jours fériés personnels
  • Jours spéciaux personnels
  • Adresse IP

Données d’identification

  • Numéro(s) de badge
  • Système d’identification des empreintes
  • Information handpunch

Données libres

  • Toutes les données à caractère personnel reprises dans “à définir volontairement par le client sous forme de “champs vides” ou de tableaux
  • Toutes les autres données à caractère personnel communiquées volontairement à Syntegro (p.ex. par voie de correspondance)

Spécifiquement nos solutions en matière de logiciels

Enregistrement du temps :

  • Planning de travail
  • Horaire de jour et corrections horaire de jour
  • Enregistrement du temps pointage
  • Corrections résultat quotidien
  • Corrections compteur
  • Autorisations
  • Corrections exception quotidien
  • Enregistrement de tâches pointage
  • Justification horaire
  • Centres de coûts

Planification :

  • Cadre(s) de planification
  • Fonction(s) de planification
  • Qualification(s)
  • Échanges(s) de fonction

Contrôle d’accès

  • Profils d’accès
  • Contrôle d’accès enregistrements
  •  

 

Syntegro collecte également automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites du site.Par exemple, Syntegro enregistrera automatiquement les parties que vous visitez depuis le site, le navigateur Web que vous utilisez, le site que vous avez visité lorsque vous avez accédé au site.Nous ne pouvons pas vous identifier à partir de cette information, mais cela nous permet d’établir des statistiques sur l’utilisation du Site.

2. Méthode de collecte de données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées dans ou dans le contexte de:

  • Visite sur le site
    • Collaboration avec Syntegro
    • Correspondance avec et de Syntegro
    • Visite à notre bâtiment d’exploitation
    • Création d’un compte (démo)
    • Demande d’offre, d’information ou démonstration
    • Inscription au bulletin d’information
    • Votre utilisation des services de Syntegro, via le Site ou non, et via ou non nos produits, solutions
    • Inscription aux formations, événements, etc.
    • L’échange de cartes de visite
    • La vérification de votre identité (p.ex. pendant une visite)

Les données à caractère personnel collectées par Syntegro sont donc fournies expressément et volontairement par vous.

La fourniture de certaines données à caractère personnel est (parfois) une condition pour pouvoir bénéficier de certains services (par exemple accéder à certaines parties du Site, s'abonner à des newsletters, participer à certaines activités et événements). Il est indiqué quelles données sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

En tant qu’utilisateur admin de nos solutions, vous êtes le gestionnaire, et donc responsable, de maintenir à jour les comptes d’utilisateurs de vos collaborateurs dans nos applications d’enregistrement du temps, eHR-flux de travail, contrôle d’accès, enregistrement visiteurs etc…. La création de comptes d’utilisateur pour vous et pour vos collaborateurs implique votre autorisation d’utiliser les données à caractère personnel des personnes susmentionnées aux fins décrites au chapitre 3. Utilisation des données à caractère personnel.

3. Utilisation des données à caractère personnel

Syntegro peut utiliser vos données à caractère personnel aux fins suivantes:

  • L'exécution d'un accord avec Syntegro (y compris le suivi de celui-ci)
  • Répondre aux questions (que ce soit ou non demandé via le formulaire de contact)
  • L’optimalisation de la qualité, de la gestion et du contenu du site
  • L’envoi de bulletins d'information
  • L’envoi des invitations pour des événements
  • A des fins statistiques
  • La création d’un compte (démo) et la confirmation de celui-ci
  • Fournir du support/ aide (p.ex. en cas de problèmes)
  • L’envoi ciblé de marketing et de publicité, de mises à jour et d'offres promotionnelles en fonction de vos préférences de communication et – le cas échéant - sur la base de votre approbation explicite
  • Mener des enquêtes de satisfaction client, des enquêtes et d'autres études de marché
  • L’Enregistrement des visiteurs dans notre entreprise
  • La confirmation d’inscription à une formation, séminaires, événements, etc.
  • L’envoi des factures et le recouvrement des paiements

Le traitement a lieu pour les motifs juridiques suivants, selon le cas:

  • Vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat avec Syntegro ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande
  • Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Syntegro est soumis
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique
  • Le traitement est nécessaire à l’exécution d'une mission d'intérêt général
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de Syntegro ou par un tiers, à moins que ne prévalent vos intérêts ou droits fondamentaux et vos libertés fondamentales qui exigent une protection des données à caractère personnel (notamment si vous êtes mineur)

4. Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

Syntegro ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers sauf si cela est nécessaire pour l'exécution de l'accord et l'optimisation de celui-ci (par exemple pour des travaux d’entretien, le traitement des paiements, l’envoi des commandes, dans le cadre de la gestion des bases de données, la fourniture de services à Syntegro mais pas limitée à Syntegro). Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être rendues publiques aux secrétariats sociaux, aux fournisseurs de logiciels, aux partenaires du cloud, aux partenaires de transports, aux centres de données, aux prestataires de services, aux institutions financières.

S'il est nécessaire que Syntegro divulgue vos données à caractère personnel à des tiers dans ce contexte, le tiers en question est tenu d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de cette Déclaration de Confidentialité.

Nonobstant ce qui précède, il est possible que Syntegro puisse divulguer vos données à caractère personnel:

  • Aux autorités compétentes (i) lorsque Syntegro est tenue de le faire légalement ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou future procédure judiciaire et (ii) d'indemniser et de défendre les droits deSyntegro.
  • Lorsque Syntegro ou la quasi-totalité de ses actifs sont repris par un tiers, vos données à caractère personnel collectées par Syntegro seront l'un des actifs transférés.

Dans tous les autres cas, Syntegro ne vendra, ne louera ni ne transmettra vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si elle a (i) obtenu votre consentement et (ii) conclu un accord de traitement de données avec le tiers concerné qui contient les garanties nécessaires concernant la confidentialité et le traitement conforme à la vie privée de vos données à caractère personnel.

5. Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

Tout transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen (EEE)à un destinataire domicilié ou avec siège social dans un pays non couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne sera régi par les dispositions d'un accord de transfert de données qui soit (i) contient les clauses contractuelles types énoncées dans la Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87 / CE) ou (ii) prévoit des garanties appropriées par tout autre mécanisme prévu par la Loi sur la protection de la vie privée ou par toute autre réglementation concernant le traitement des données à caractère personnel.

6. Stockage des données à caractères personnel

Sauf si une période de conservation plus longue est requise ou justifiée (i) par la loi ou (ii) par le respect d'une autre obligation légale,Syntegro ne conservera vos données à caractère personnel que pendant la période nécessaire à l’obtention et à la réalisation des objectifs, tels que décrits dans cette Déclaration de Confidentialité sous‘III. Utilisation des données à caractère personnel’.

7. Vos droits de confidentialité

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits de confidentialité suivants:

  • Droit d'inspecter vos données à caractère personnel;
  • Droit de rectifier, compléter ou mettre à jour vos données à caractère personnel;
  • Droit de supprimer vos données à caractère personnel (suppression totale) Syntegro fait cependant remarquer à cet égard que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront plus être fournis si vous supprimez ou faites supprimer certaines données à caractère personnel nécessaires);
  • Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
  • Droit de transférer vos données à caractère personnel;
  • Droit d’objection / d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits de confidentialité, veuillez contacter notre DPO (Data Protection Officer):  dpo@syntegro.be.

En principe, vous pouvez exercer ces droits gratuitement via l’adresse électronique ci-dessus. En outre, vous pouvez toujours, via votre compte, vérifier, mettre à jour et / ou modifier vos données à caractère personnel que vous avez fournies lors de la création de votre compte.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de bulletins d’information ou d'informations sur les services de Syntegro, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le bouton "désabonnement", indiqué au bas de chaque e-mail de Syntegro.

8. Sécurité des données à caractère personnel

Syntegro s'engage à prendre des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles appropriées et raisonnables en vue d'empêcher (i) l'accès non autorisé ou illégal à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l'abus ou l'altération de vos données à caractère personnel.

Syntegro stockera toutes les données à caractère personnel qu'elle a collectées dans le cloud avec des centres de données dans l’EU, Onsite.

Nonobstant (i) la politique de sécurité de Syntegro, (ii) les contrôles qu'il effectue et (iii) les actions qu'elle impose dans ce contexte, un niveau de sécurité infaillible ne peut être garanti. Aucune méthode de transmission ou de retransmission via Internet ni aucune méthode de stockage électronique n'est sécurisée à 100%, de sorte que Syntegro ne peut garantir une sécurité absolue dans ce contexte.

Enfin, la sécurité de votre compte dépendra également de la confidentialité de votre mot de passe et d'autres informations de compte. Syntegro ne vous demandera jamais votre mot de passe, et vous ne serez pas obligé de le communiquer vous-même. Si vous avez communiqué votre mot de passe à un tiers, ce tiers accédera à votre compte et à vos données à caractère personnel par le biais de votre mot de passe. Dans ce cas, vous êtes personnellement responsable des actions qui sont posées par l'utilisation de votre compte. Syntegro vous encourage vivement à modifier votre mot de passe immédiatement dès que vous constatez que quelqu'un a accès à votre compte, et à contacter immédiatement Syntegro.

9. Mise à jour de la déclaration de confidentialité

Syntegro a le droit de mettre à jour cette déclaration de confidentialité en plaçant une nouvelle version sur le site. Il est fortement recommandé de consulter le site et la page sur laquelle la déclaration de confidentialité est régulièrement affichée pour vous assurer que vous êtes au courant de tout changement.

10. Références à d’autres sites

Le site peut contenir des hyperliens vers d'autres sites Web. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site Web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d'autres technologies. Syntegro ne porte aucune responsabilité ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou sources Internet, ni sur la collecte, l'utilisation et la distribution de vos données à caractère personnel. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s'ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

11. Contactez Syntegro

Si vous avez des questions concernant la déclaration de confidentialité ou concernant la manière dont Syntegro recueille, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter:

Si vous n'êtes pas satisfait de la façon dont Syntegro a traité ces questions ou remarques ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont Syntegro recueille, utilise ou traite vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission de Confidentialité.