Blankenberge

Nouveau système de gestion du temps pour tous les collaborateurs de la ville et du CPAS de Blankenberge.

L’engagement de la ville et du CPAS pour, d’une part, être encore davantage au service du citoyen et pour, d’autre part, augmenter le confort de travail des travailleurs, demandait un système d’enregistrement du temps unifié. 

Pour le citoyen, cela devait signifier principalement un service plus flexible. Pour le travailleur, un meilleur rapport entre le travail et la vie privée.    

Les faits  

Actuellement, la ville et le CPAS fonctionnent encore comme 2 entités distinctes. Dans le cadre de “l’intégration” tant Sophie Van Walleghem du CPAS que Noortje Lamote de la ville remarquent qu’il est essentiel que les deux organisations continuent de collaborer. Avec le bureau de consultance BDO elles regardent vers l’avenir. Comment peuvent-elles se renforcer l’une l’autre tant sur le plan opérationnel que sur le plan des applications. 

Syntegro les y a encouragées. La première application utilisée aussi bien par la ville que par le CPAS est la gestion du temps, avec le contrôle d’accès et la planification fonction/emplacement.   

Travailler de manière flexible demande une gestion du temps flexible. Tout d’abord, la ville a limité l’utilisation de la solution à la fonctionnalité de base pure et simple: l’enregistrement des heures prestées par les collaborateurs. Service après service, la ville a élargi le système, avec des badges pour le personnel et des lecteurs de badges. Toutes les données enregistrées arrivaient au service du personnel. Certains collaborateurs peuvent pointer via le pc.

Suite à l’implémentation, la ville a réalisé dans la foulée une optimalisation via laquelle les données de l’enregistrement du temps servent de base pour une amélioration du service RH aux collaborateurs. Ainsi, l’utilisation de SynPeople permet d’organiser plus rapidement et plus efficacement la gestion des heures supplémentaires et les demandes de jours de vacances. “La ville de Blankenberge est une administration locale très importante, avec de nombreuses fonctions et de nombreux jobs, chacun avec son propre horaire et son propre planning. C’est pourquoi le support du service du personnel avec une solution automatisée pour la gestion du temps est un must.

L’enregistrement des heures de travail prestées et donc également des heures supplémentaires s’effectue automatiquement et directement dans le système. C’est également là qu’a lieu l’autorisation pour prester des heures supplémentaires. Via son pc, chaque collaborateur de la ville peut voir le solde des jours de vacances à prendre et les heures supplémentaires prestées. Dans le système, le collaborateur peut suivre le statut des jours de vacances demandés. Le collaborateur reçoit également, via le système, des messages du service du personnel lorsqu’une attestation est requise pour un congé exceptionnel ou lors de l’approbation des vacances.

Support du statut juridique en connaissance de cause. Depuis le 1er janvier 2009 le statut juridique vaut pour toutes les villes et communes. Un élément important de celui-ci c’est le règlement en matière d’heures supplémentaires. Il stipule qu’un collaborateur doit récupérer les heures supplémentaires prestées endéans les quatre mois qui suivent. Sans automatisation, l’application de cette règle dans la pratique entrainerait des tracasseries administratives complexes et même interminables.

La polyvalence de SynPeople permet de supporter la réglementation directement avec le système, via un paramétrage et épargne ainsi au service du personnel une grande quantité de travail administratif. En outre, le système prévient les collaborateurs en temps utile. Il envoie un message au membre du personnel le dernier mois au cours duquel il peut récupérer ses heures supplémentaires prestées.   

Noortje - "Grâce à l’intégration avec le logiciel de gestion du personnel CIPAL, on ne doit introduire chaque élément du dossier qu’à un seul endroit. Ceci nous fait gagner beaucoup de temps et constitue une garantie de qualité des données".   Tant Sophie que Noortje sont très enthousiastes lorsque l’on parle de leur ‘implementator’.  Un mot qu’elles ne connaissaient pas encore mais qui est vite devenu une valeur ajoutée dans leur politique de gestion du temps. Chez Syntegro on choisit résolument des personnes qui ont une connaissance des marchés niches. L’interactivité et le support qu’elles reçoivent de l’implementator a déjà facilité de nombreuses fois des décisions bien précises. Chez Syntegro ce n’est jamais “non” mais toujours “nous allons regarder cela et nous revenons avec une solution”. Ceci est considéré par les personnes de Blankenberge comme une bouffée d’air frais et une manière agréable de collaborer.   

Noortje – "L’implémentation ne s’arrête pas après 6 mois, lorsque le document de réception est délivré. Nous sommes à chaque fois bien accompagnés lorsque nous voulons changer quelque chose."

Intégration de la gestion du temps et du planning: essentiel pour la maison de repos et de soins 

Il y avait une nécessité, dans les grilles horaires, via l’enregistrement du temps et le système de planning, de manière simple et transparente, d’une part de respecter toute obligation légale et d’autre part de créer une flexibilité supplémentaire tant pour l’employeur que pour le travailleur. Cela est possible avec l’enregistrement des heures de début et de fin de prestations compris dans le package de gestion du temps. En outre, cette intégration a de nombreux avantages supplémentaires, ne serait-ce que la visualisation en temps réel des absences ou des malades dans le tableau de planning. Des codes introduits dans la gestion du temps, affichent directement un planning réaliste et exact et un lien correct vers la rémunération. Le planning de tous les collaborateurs de la maison de repos et de soins, donc aussi bien le personnel soignant que le personnel technique et d’entretien, s’effectue via SynPeople Fonction/emplacement. Auparavant, le planning était réalisé sur papier ou dans Excel. Les avantages de SynPeople Fonction/emplacement étaient clairs dès son utilisation. Ce qui plaisait le plus aux planificateurs c’était la réponse rapide en cas de modifications importantes. SynPeople Fonction/emplacement recalcule automatiquement les compteurs comme les heures supplémentaires et les horaires variables. Ceci ne signifie pas seulement un gain de temps appréciable mais également plus de facilité d’utilisation. L’application permet à chaque planificateur de la maison de repos et de soins d’introduire un cycle de plannig propre avec différents paramètres comme une occupation minimum requise. Certains départements peuvent en outre, dans le logiciel de planification, consulter mutuellement leurs plannings et si nécessaire, échanger les collaborateurs. Ces avantages ainsi que l’enthousiasme des collègues ont fait en sorte que le package planning a été totalement intégré et accepté par les collaborateurs de la maison de repos et de soins.   

Sophie - "Nous sommes partis d’une page blanche. Alors que nous aurions dû commencer avec la gestion du temps, nous avons abordé en même temps, en collaboration étroite avec l’implementator, aussi bien la gestion du temps que le planning car ils sont indissociablement liés."

Les perspectives d’avenir de SynPeople gestion du temps et SynPeople Planning offrent encore à la Ville et au CPAS de Blankenberge toute une série de possibilités d’extension. Dans le domaine du planning, Syntegro peut encore proposer un trajet amélioré.  L’employabilité, entre autres, des puéricultrices, du personnel du théâtre et des collaborateurs du département des sports dépend de l’occupation des implantations.  La collaboration avec Syntegro a donné une méthode de travail efficace et transparente pour l’administration et le personnel. Les applications de Syntegro simplifient le travail du service du personnel et augmentent la facilité d’utilisation pour les responsables et les membres du personnel. Étant donné que les possibilités d’application de Syntegro sont loin d’être épuisées, travailler avec SynPeople reste pour Blankenberge un agréable défi.