UZ Leuven

Depuis plus de 85 ans l’UZ Leuven offre des soins médicaux de qualité et innovants. L’UZ Leuven compte quatre campus: Gasthuisberg, Pellenberg, Sint-Pieter et Sint-Rafaël. Sur chaque campus sont soignés des patients ambulants et hospitalisés en respectant la dignité et la philosophie de vie de chaque patient et de sa famille. Avec 1.995 lits, l’UZ Leuven est l’un des plus gros hôpitaux de Belgique. Plus de 8.800 collaborateurs s’investissent quotidiennement pour offrir aux patients des soins diversifiés et spécialisés et travaillent continuellement à l’amélioration et au renouvellement de ces soins. La force de l’UZ Leuven réside dans une combinaison de recherche, formation et soins pluridisciplinaires, ce qui en fait l’objet permanent d’une réflexion et d’un contrôle critiques.  

Pourquoi un contrôle d’accès?   

Il y a 20 ans, un contrôle d’accès a été introduit sur le campus pour certaines zones dans lesquelles seul un nombre restreint de personnes avaient l’autorisation de pénétrer. Selon l’UZ, il y a toujours eu un contrôle d’accès mais via un système de clé. La plupart des membres du personnel possédaient une clé et il était donc très difficile de déterminer qui pouvait avoir accès à quel endroit. Lorsqu’un problème survenait, on ne pouvait pas savoir qui se trouvait dans le bâtiment ou dans la pièce. Par conséquent, le contrôle d’accès a évolué d’un élément ‘nice to have’ à un élément essentiel de chaque bâtiment.

Pour l’UZ, la réalisation d’un badge et les accès qui y sont liés combinés à l’effet contrôle est extrêmement important dans le flux quotidien des gens sur le campus. Pour certains départements au sein du campus, le contrôle d’accès est devenu crucial d’un point de vue sécuritaire. Par exemple, le département psychiatrique dans lequel on détermine, sur base du contrôle d’accès, qui peut entrer et sortir librement et quelles zones doivent être fermées. Un autre exemple pour l’utilisation du contrôle d’accès est la détermination légale d’accréditations de certaines zones comme les quartiers opératoires et les magasins où sont stockés les médicaments. Pour cet espace, des audits spécifiques sont prévus afin de démontrer qui a accès à des zones précises et qui a été présent dans cette zone à une période déterminée. Avec l’obtention de l’accréditation “JCI”, il est également prévu de délimiter certaines zones pour la sécurité du patient. Par exemple, l’hôpital pour enfants. Ici, les zones dans lesquelles se trouvent certaines machines et/ou matériel doivent être protégées des petits patients.   

L’UZ Leuven a opté pour Synguard de Syntegro.   

Lorsque la KU Leuven a fait un appel d’offres pour un nouveau système de contrôle d’accès, il a été demandé à l’UZ s’il était éventuellement intéressé de participer à cette nouvelle aventure. En dépit du fait que l’ancien système de contrôle d’accès pouvait être amélioré, ce n’était pas un must pour l’UZ Leuven de penser à un nouveau système. On ne voyait pas directement comment un système totalement nouveau pouvait résoudre les limitations dans le domaine, entre autres, de la configuration et de l’entretien technique. Les limites du système avaient également un impact sur son fonctionnement. Sur base de critères, les gens de l’UZ ont fait une estimation de ce qui serait le plus avantageux. Toutes les pistes ont été examinées. Que faire avec les projets de nouvelles constructions? Que faire avec le système de contrôle d’accès existant? Allons-nous le garder ou bien le remplacer? La conclusion était qu’il serait plus avantageux de transférer tant les lecteurs existants que la nouvelle construction vers un nouveau système. Étant donné qu’il était déjà question de remplacer le système mifare classic existant par le système desfire mieux sécurisé, on a choisi de remplacer le système de contrôle d’accès en même temps que la KU Leuven.   

Pourquoi avoir choisi Syntegro?   

A partir du moment où l’UZ Leuven avait fait le choix de participer à l’appel d’offres, ils ont suivi la direction vers laquelle se dirigeait la KU Leuven. En se basant sur les expériences du passé, les deux parties recherchaient un partenaire qui mettrait sa connaissance à disposition. La KU et l’UZ sont connus pour aimer prendre les choses en main et participer à une réflexion sur certains processus. Il ressort de cela que les gens de Syntegro étaient ouverts sur le plan de la communication, ce que l’UZ a trouvé très rafraichissant. Il est également devenu rapidement très clair que Syntegro, dans le domaine des processus d’intégration, avait une longueur d’avance sur les autres soumissionnaires et surtout que son expertise, même en amont, était partagée avec la KU et l’UZ. Aujourd’hui encore, l’UZ reconnait que les possibilités et la facilité d’utilisation de l’application sont impressionnantes. L’hôpital est soumis à une forte évolution. Des portes qui aujourd’hui ne sont pas ou quasi pas contrôlées, peuvent demain devoir être équipées d’un système de contrôle via lequel une zone est créée, des zones temporelles et pour lesquelles il faut faire un rapport pour une accréditation. Comme l’UZ, en ce qui concerne le hardware, peut réaliser lui-même les installations et peut paramétrer très facilement les réglages nécessaires dans le logiciel, ils peuvent également répondre facilement à ces changements continus.   

Comment s’est déroulé le processus d’installation?  

Du fait qu’il n’y avait pas au départ un besoin ou une demande du renouvellement du contrôle d’accès, un projet à si grande échelle demandait le temps de préparation nécessaire. L’UZ a également fait le choix de démarrer avec 2 nouveaux projets de construction qui étaient déjà planifiés. Syntegro a été immédiatement appelé comme partenaire pour ces projets. Dans ce processus d’installation, la question de gestion propre de l’installation et de l’exécution est vite revenue sur le tapis. Ici aussi, l’UZ reconnait que l’expertise et l’élaboration du projet se sont déroulées de manière impressionnante. En un rien de temps, le logiciel était installé sur le réseau de l’UZ. Les gens de Syntegro sont venus 2 fois sur place pour expliquer comment fonctionnaient le câblage et le hardware et à partir de ce moment-là l’UZ a pu lui-même effectuer ou faire effectuer les travaux nécessaires. Un point fort: les “application notes” très détaillées qui donnent déjà des réponses à de très nombreuses questions. Et on arrive ainsi au volet ‘support’ de Syntegro. Comme beaucoup de choses ont déjà été discutées à l’avance et traduites en documents de travail, le support peut être réduit au minimum et le client sait également que, s’il y a des questions, il y sera toujours répondu immédiatement et efficacement par l’un des experts.   

Quelles sont les perspectives d’avenir? Quelques chiffres concernant la situation actuelle:

150 lecteurs dans les bâtiments existants (en transformation), 200 lecteurs dans le nouveau bâtiment et 45 béquilles premium Aperio. Pour la fin de cette année viendront certainement s’ajouter environ 200 lecteurs et 35 nouvelles béquilles Aperio. Ultérieurement, différents projets de nouvelles constructions vont démarrer avec des centaines de portes d’accès différentes. Vu la nature de la maison, il y a continuellement des modifications dans le bâtiment. Sa flexibilité est grande et cela implique qu’il y aura toujours des demandes supplémentaires de sécurisation des portes.