BLANKENBERGE

Nieuw tijdregistratiesysteem voor alle medewerkers van stad en OCMW Blankenberge.

Het engagement van de stad en het OCMW om enerzijds de burger nog meer ten dienste te staan en anderzijds het werkcomfort van de werknemers te verhogen vroeg om een eengemaakt tijdregistratiesysteem. 

Voor de burger moest dat vooral een flexibelere dienstverlening betekenen. Voor de werknemer moest er een betere verhouding tussen werk en privé mogelijk gemaakt worden.    

The facts  

Op dit ogenblik fungeren de stad en het OCMW nog als 2 verschillende entiteiten. In het kader van de “inkanteling” merken zowel Sophie Van Walleghem van het OCMW als Noortje Lamote van de stad dat het essentieel is dat de beide organisaties verder met mekaar gaan samenwerken. Samen met consultancy bureau BDO kijken ze naar de toekomst.  Hoe moeten  ze zowel op operationeel niveau als op applicatie niveau mekaar kunnen versterken. 

Syntegro heeft hen daar toe aangezet. De eerste applicatie die zowel door de stad als door het OCMW wordt gebruikt, is de tijdregistratie met daaraan geïntegreerd de toegangscontrole en de functie/locatie planning.   

Flexibel werken vraagt flexibele tijdregistratie In eerste instantie beperkte de stad het gebruik van de oplossing tot de pure basisfunctionaliteit: de registratie van de gepresteerde uren van de medewerkers. Dienst na dienst rolde de stad het systeem uit, met personeels-badges en badgelezers. Alle geregistreerde gegevens komen centraal bij de personeelsdienst terecht. Bepaalde medewerkers kunnen via de pc prikken.

Aansluitend op de implementatie voerde de stad  een optimalisatietraject uit, waarbij de gegevens van de tijdregistratie als basis fungeren voor een verbetering van de HR - dienstverlening aan de medewerkers. Zo laat het gebruik van SynPeople toe om het beheer van overwerk en de aanvragen van vakantiedagen sneller en efficiënter te organiseren. “De stad Blankenberge is een vrij groot lokaal bestuur, met tal van functies en jobs, elk met hun eigen uurregeling en planning. De ondersteuning van de personeelsdienst met een geautomatiseerde oplossing voor tijdregistratie is daarbij een must.

De registratie van de gepresteerde werkuren en dus ook van overwerk verloopt automatisch en rechtstreeks in het systeem. Daar vindt ook de autorisatie van  overwerk plaats.  Van zijn of haar pc kan iedere medewerker van de stad het saldo op te nemen vakantiedagen en het gepresteerde overwerk inkijken. In het systeem kan de medewerker de status van aangevraagde vakantiedagen volgen.  De medewerker ontvangt vanuit het systeem ook meldingen van de personeelsdienst, bijvoorbeeld wanneer er een attest vereist is voor omstandigheidsverlof of bij goedkeuring van vakantie.

Ondersteuning rechtpositieregeling en kennis van zaken sinds 1 januari 2009 geldt de rechtspositieregeling voor alle steden en gemeenten. Een belangrijk onderdeel hiervan is de regeling van overwerk. Die bepaalt dat een medewerker het gepresteerde overwerk binnen de vier daaropvolgende maanden moet opnemen. Zonder automatisering zou de toepassing van die regel in de praktijk een complexe en zelfs onoverzichtelijke administratieve rompslomp met zich meebrengen.

De veelzijdigheid van SynPeople maakt het mogelijk om de regelgeving via parametrisatie rechtstreeks met het systeem te ondersteunen en bespaart de  personeelsdienst een grote hoeveelheid administratief werk. Bovendien waarschuwt het systeem de medewerkers tijdig. Het stuurt een melding naar het personeelslid in de laatste maand dat die het gepresteerde overwerk mag opnemen.   

Noortje - "Dank zij de integratie met de personeelsbeheer software van CIPAL dient men elk dossiergegeven maar op één plaats in te geven. Dit bespaart zeer veel tijd en is een garantie van kwaliteit van de gegevens".   Zowel Sophie als Noortje zijn heel enthousiast als men spreekt over hun ‘implementator’.  Een woord dat zij nog niet kenden maar dat al snel een toegevoegde waarde werd in hun beleid rond tijdregistratie.  Bij Syntegro kiezen ze resoluut voor mensen die kennis hebben van niche markten. De interactivieit en de ondersteuning die ze krijgen van de implementator heeft al meermaals bepaalde beslissingen vergemakkelijkt. Bij Syntegro is er nooit een “nee” maar altijd een “we gaan dit bekijken en komen met een oplossing”. Dit zien de mensen van Blankenberge dan ook als een verademing en een aangename manier van samenwerken.   

Noortje – "De implementatie stopt niet na 6 maanden wanneer het opleveringsdocument is afgeleverd. We blijven telkens weer opnieuw goed begeleid wanneer we zaken willen veranderen."

Integratie tijdregistratie en planning essentieel bij WZC 

Er was een nood om in de uurroosters via tijdregistratie en het planningssysteem op een eenvoudige en transparante manier  enerzijds elke wettelijke verplichting na te komen en anderzijds extra flexibiliteit te creëren voor zowel  de werkgever als de werknemer. Geregistreerde start- en eindtijden uit het tijdregistratiepakket zorgen hiervoor. Bovendien heeft deze integratie een heleboel bijkomende voordelen,  denk maar aan de realtime visualisatie van afwezigheden of ziekte in het planningsbord. Codes die in de tijdregistratie worden ingegeven, zorgen onmiddellijk voor een realistische en juiste planning en een correcte link naar de verloning toe.   De planning van álle medewerkers van het woonzorgcentrum, dus zowel van verzorgend, verplegend als technisch en onderhoudspersoneel, gebeurt via SynPeople Functie/locatie.   Vroeger werd de planning op papier of in Excel gemaakt. De voordelen van SynPeople Functie/locatie waren al snel duidelijk bij het gebruik ervan. Wat de planners het meest kon charmeren, was de snelle respons in geval van acute wijzigingen. SynPeople Functie/locatie herberekent automatisch tellers zoals overuren en glijuren. Dit betekent niet alleen een aanzienlijke tijdswinst, maar ook meer gebruiksgemak.    De applicatie laat toe dat elk van de planners van het woonzorgcentrum een eigen planningscyclus instelt met verschillende parameters zoals een vereiste minimumbezetting. Bepaalde afdelingen kunnen overigens in de planningssoftware elkaars planning consulteren en indien nodig, medewerkers uitwisselen. Deze voordelen en enthousiaste collega’s zorgden ervoor dat  het planningspakket ondertussen volledig geïntegreerd en geaccepteerd is bij de medewerkers van het woonzorgcentrum.   

Sophie - "We zijn begonnen met een wit blad. Daar waar we eerst zouden starten met tijdregistratie hebben we, omdat tijdregistratie en planning onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, zowel de tijdregistratie als de planning tegelijk aangepakt in nauwe samenwerking met de implementator."

Toekomstperspectieven SynPeople tijdregistratie en SynPeople Planning bieden de Stad en OCMW Blankenberge nog een hele resem uitbreidingsmogelijkheden.    Op het gebied van planning kan Syntegro nog een verbeteringstraject aanbieden. De inzetbaarheid van onder meer kinderverzorgsters, theaterpersoneel en de medewerkers van de sportdienst is afhankelijk van de bezetting van de locaties.    De samenwerking met Syntegro heeft gezorgd voor een efficiënte en transparante werkwijze voor administratie en personeel. De toepassingen van Syntegro vereenvoudigen het werk voor de  personeelsdienst en verhogen het gebruiksgemak voor de supervisors en personeelsleden.   Aangezien  de  toepassingsmogelijkheden van Syntegro nog lang niet zijn uitgeput blijft het werken met SynPeople voor Blankenberge een aangename uitdaging.