HAEX

CHECKIN-AT-WORK powered by Syntegro De firma Haex is een bouwbedrijf dat reeds sinds 1963 in handen is van de familie Haex en sinds jaren ook actief lid is van de confederatie bouw.  Als dagelijks bestuurder is Joeri Haex reeds de 3de generatie die de waarden van het bedrijf iedere dag weer behartigt. De firma Haex staat vandaag voor een allround aannemingsbedrijf in nieuwbouw en totaalconcepten. “Building for generations” is dan ook een slagzin die het bedrijf op het lijf is geschreven.  Haex is tevens initiatiefnemer van ‘Frame Products’, een fabrikant van geprefabriceerde betonelementen voor snelle en efficiënte afwerking van vloeren en wanden. Hiermee wordt sterk ingespeeld op de trend naar optimalisering van tijd en middelen in de bouw.   Vandaag ontmoeten we Jorgen (personeelsverantwoordelijke) en Frank (project verantwoordelijke). Zij hebben het project rond checkin-at-work vorm gegeven.   Wettelijke kader checkin-at-work De federale overheid voerde op 1 april 2014 de wettelijke verplichting van aanwezigheidregistratie in voor personen die deelnemen aan werken in onroerende staat voor een bedrag van minstens 800 000 € excl btw.  Deze registratie moet op de dag zelf gebeuren bij de sociale zekerheid (RSZ).   Met deze verplichting streeft de federale overheid 2 doelstellingen na: 

  • Toezien op de veiligheid en gezondheid op de bouwplaats
  • De strijd aanbinden met zwartwerk en sociale fraude in het algemeen

Haex kiest voor Syntegro in eigen beheer   Voor de firma Haex was het een bewuste keuze om op zoek te gaan naar een eigen systeem. Ze treden dan ook vaak op als hoofdaannemer waardoor de verantwoordelijkheid ook bij hun ligt. Indien er geen verplichting was vanuit de overheid geeft Haex toe dat ze niet hadden geïnvesteerd in een systeem.    Zij moeten namelijk extra administratieve uren investeren om deze registratie correct te laten verlopen.    In hun zoektocht naar het systeem dat voldeed aan haar wensen hebben zij ervoor gekozen om eerst uit te schrijven waar het systeem moet aan voldoen en hoe het er moet voor zorgen dat de administratieve afwikkeling tot een minimum zou herleid worden.    De volgende functionaliteiten werden naar voren geschoven:

  • Het moet een cloud oplossing zijn.
  • De leestechnologie moet de construbadge kunnen lezen.
  • Het systeem moet gebruikt kunnen worden voor hun eigen medewerkers alsook onderaannemers.
  • Er moet een  “easy to use” principe zijn waarbij management by exception wordt gehanteerd.

  Waarom de keuze voor Syntegro?    In hun zoektocht naar de juiste partner heeft Haex enkele partijen uitgenodigd.    Al deze partijen hadden bepaalde functionaliteiten die zij in hun lastenboek hadden opgenomen maar geen enkele partij kon aan al hun behoeften een oplossing bieden.    De zoektocht breidde dan ook uit en omdat de firma Haex haar roots in Limburg liggen vonden ze ook belangrijk om te kijken of er organisaties waren in de buurt die samen met hun naar de perfecte oplossing wilden werken.    Naar de vraag waarom de keuze is gevallen op Syntegro geeft de firma Haex volgende punten mee.    Software

  • Directe koppeling met de RSZ. De indicatie op de werfkast met een led licht of een registratie aanvaard wordt of niet.
  • Cloud oplossing waardoor het mogelijk is van overal om registraties te controleren en op te volgen.
  • Management by exception: enkel de gegevens die niet overeenkomen met het wettelijk kader worden getoond waardoor de administratieve taak tot een minimum wordt herleid. 

Hardware   Hardwarematig is er gekozen voor een systeem van werfkasten. Deze zijn uitgerust met een lezer die compatibel is met de leestechnologie van de construbadge. De werfkasten hebben een GPRS module die zorgt voor het doorsturen van de gegevens naar de RSZ. Een veel gehoorde opmerking is “wat als er geen stroom voorhanden is? “ de werfkasten van Syntegro zijn standaard uitgerust met een batterij die autonoom kan werken.   Hoe verliep het implementatieproces?   Na bestelling begint de implementatie van het pakket. De belangrijkste succesfactoren daarbij zijn opleidingen voor de gebruikers en commitment van het management. Dit blijkt uit verschillende onderzoeken. Commitment van het management is belangrijk, omdat een goede implementatie tijd kost. Er moeten dus manuren voor vrijgemaakt geworden.  Bij Haex hadden ze dit ook zo begrepen waardoor in samenspraak met Syntegro de implementatie van checkin-at-work zeer vlot is verlopen.    Eerst werd de scope neergelegd. Op basis daarvan hebben de implementators van syntegro samen met Haex het systeem geconfigureerd naar de juiste behoeften. Het luisterend oor dat Syntegro had voor de wensen van Haex werd hierin zeer gewaardeerd.    Kort daaropvolgend heeft Syntegro de opleiding voorzien waarna de mensen van Haex onmiddellijk aan de slag konden gaan. Een opmerking hier is dat het beter was geweest dat er een quick guide was opgesteld ipv 1 grote handleiding.   Wat brengt de toekomst?   Het is een aangename kennismaking geworden met de firma Syntegro geeft Jorgen aan.    De snelheid en de wisselwerking tussen de 2 bedrijven zorgt ervoor dat Haex geen zorgen heeft wat betreft de afwikkeling van de aanwezigheidregistratie op hun werven. Vandaag hebben zij 5 werfkasten in gebruik. In de toekomst zullen er verschillende werfkasten bijkomen en zullen nog meer onderaannemers via het systeem Haex hun verplichting naar de RSZ kunnen nakomen.