UZ LEUVEN

Al meer dan 85 jaar biedt UZ Leuven kwaliteitsvolle en innovatieve medische zorg. UZ Leuven telt vier campussen: Gasthuisberg, Pellenberg, Sint-Pieter en Sint-Rafaël. Op elke campus worden ambulante en gehospitaliseerde patiënten verzorgd met respect voor de waardigheid en de levensopvatting van elke patiënt en zijn familie. Met 1.995 bedden is UZ Leuven een van de grootste ziekenhuizen van België. Meer dan 8.800 medewerkers zetten zich dagelijks in om een gediversifieerde en specialistische patiëntenzorg aan te bieden en voortdurend te werken aan verbetering en vernieuwing van deze zorg. De sterkte van UZ Leuven ligt in de combinatie van onderzoek, opleiding en pluridisciplinaire patiëntenzorg, waardoor deze permanent voorwerp is van kritische reflectie en toetsing.  

Waarom toegangscontrole?   20 jaar geleden is toegangscontrole op de campus geïntroduceerd voor bepaalde zones waar een beperkt aantal mensen zich mochten begeven. Volgens het UZ is toegangscontrole er altijd wel geweest maar dan via het sleutelsysteem. De meeste personeelsleden hadden een sleutel waarbij het zeer moeilijk te bepalen viel wie nu juist waar toegang mocht hebben. Wanneer er zich dan een probleem voordeed, kon me ook niet achterhalen wie er zich in het gebouw of ruimte bevond. Zodanig is toegangscontrole dan ook geëvolueerd van een ‘nice to have’ naar een essentieel onderdeel van elk gebouw.

Voor het UZ is het aanmaken van een badge en de daaraan gekoppelde toegangen in combinatie met het controle effect uitermate belangrijk in de dagelijkse doorstroom van mensen op de campus. Voor bepaalde afdelingen binnen de campus is toegangscontrole vanuit een beveiliging oogpunt cruciaal geworden. Bv. de psychiatrische afdeling, waarbij op basis van de toegangscontrole bepaald wordt wie er vrij in en uit kan bewegen en welke zones moeten afgesloten worden. Een ander voorbeeld voor het gebruik van access controle ligt in het wettelijk bepalen van accreditaties van bepaalde zones zoals operatiekwartieren en magazijnen waar medicijnen staan opgeslagen. Voor deze ruimte worden specifieke audits voorzien waarbij moet aangetoond worden wie toegang heeft tot bepaalde zones en wie er in een bepaalde periode in de zone is geweest. Met het behalen van de “JCI” accreditatie wordt er vanuit het patiëntveiligheid standpunt ook voorzien om bepaalde zones af te bakenen. Bv. het kinderziekenhuis. Hierin moeten de zones waar bepaalde machines en/of materialen staan, afgeschermd worden van de kleine patiënten.   

UZ Leuven kiest voor Synguard van Syntegro?   Toen de KU Leuven een aanbesteding uitschreef voor een nieuw toegangscontrole systeem werd er aan het UZ gevraagd of zij eventueel ook interesse hadden om mee te gaan in dit nieuw verhaal. Ondanks het feit dat het vorig systeem van toegangscontrole voor verbetering vatbaar was, was  het voor het UZ Leuven geen must om te denken aan een nieuw systeem. Men zag niet direct in hoe een volledig nieuw systeem de beperkingen op het gebied van onder andere configuratie en technisch onderhoud kon oplossen. De beperkingen van het systeem hadden echter wel een impact op de werking.  Op basis van requirements hebben de mensen van het UZ dan ook een berekening opgemaakt wat het meest voordelig zou zijn. Alle pistes werden bekeken. Wat gedaan met nieuwbouwprojecten? Wat gedaan met het bestaande toegangscontrole systeem? Gaan we dit behouden of eveneens vervangen? De conclusie was dat het voordeliger zou zijn om zowel de bestaande lezers als de nieuwbouw over te zetten naar een nieuw systeem. Aangezien er ook al sprake was om het bestaande mifare classic  systeem te vervangen door het beter beveiligde desfire systeem was de keuze gemaakt om de toegangscontrole samen met de KU Leuven te vervangen.   

Waarom de keuze voor Syntegro?    Vanaf het ogenblik dat UZ Leuven de keuze had gemaakt om mee te gaan in de aanbesteding zijn ze kort blijven volgen welke richting de KU Leuven uitging. Door de ervaringen in het verleden zochten beide partijen dan ook een partner die zijn kennis ter beschikking wou stellen. De KU en het UZ staan er voor bekend dat zij graag zaken in eigen handen willen nemen en mee willen denken in bepaalde processen. Daaruit bleek dan ook dat de mensen van Syntegro een openheid hadden in communicatie die voor het UZ als zeer verfrissend werd ervaren.  Ook werd snel duidelijk dat Syntegro op gebied van integratieprocessen een grote voorsprong had t.o.v. de andere aanbieders en vooral ook dat de expertise hiervan, zelfs in het voortraject, werd gedeeld met de KU en het UZ.  Ook vandaag nog geeft het UZ aan dat de mogelijkheden en gebruiksgemak van de applicatie indrukwekkend zijn.    Het ziekenhuis is onderhevig aan een sterke evolutie. Deuren die vandaag niet of nauwelijks worden gecontroleerd, kunnen morgen uitgerust moeten worden met een controlesysteem waarbij een zone gecreëerd wordt, tijdzones en gerapporteerd moet worden voor een accreditatie. Doordat het UZ hardwarematig zelf de installaties kan uitvoeren en het zeer eenvoudig softwarematig de nodige instellingen kan parametriseren kunnen zij ook makkelijk inspelen op deze continue veranderingen.   

Hoe verliep het installatieproces?   Doordat er in eerste instantie geen behoefte of vraag was naar vernieuwing van de toegangscontrole vergde zulk een grootschalig project de nodige voorbereidingstijd. Het UZ heeft dan ook de keuze gemaakt om te starten met 2 nieuwbouw projecten die reeds voor uitvoering gepland stonden. Syntegro werd onmiddellijk ingeschakeld als partner voor deze projecten.  In dit installatieproces kwam al snel de vraag terug voor eigen beheer van installatie en uitvoering.  Ook hier geeft het UZ aan dat de expertise en uitwerking van het project indrukwekkend zijn verlopen. In een mum van tijd was de software geïnstalleerd op het netwerk van het UZ. De mensen van Syntegro zijn een 2tal keer ter plaatse gekomen om uit te leggen hoe de bekabeling en de hardware producten werken en vanaf dat ogenblik kon het UZ zelf de nodige werken uit voeren of laten uitvoeren.  Een sterk punt dat zijn de zeer uitgebreide “application notes” die maken dat veel van de vragen daar reeds worden beantwoord. En zo kan je de lijn doortrekken naar het support luik van Syntegro. Doordat er heel wat zaken op voorhand worden doorgesproken en vertaald zijn in werkdocumenten kan de support tot een minimum worden herleid en weet de klant ook dat als er vragen zijn die steeds onmiddellijk en accuraat worden beantwoord door 1 van de experten.   

Wat brengt de toekomst?    Enkele cijfers van de situatie vandaag: 150 lezers in de bestaande gebouwen (ombouw), 200 lezers in de nieuwbouw en 45 aperio’s premium beslagen. Naar het einde van dit jaar zullen er zeker al een 200 tal readers bijkomen en 35 nieuwe aperio’s.  In de verdere toekomst starten er verschillende nieuwbouwprojecten met verschillende honderden toegangsdeuren. Gezien de aard van het huis zijn er continue wijzigingen in het gebouw. De flexibiliteit hiervan is groot en dat zorgt er dan ook voor dat er steeds  bijkomende vragen zijn om deuren te gaan beveiligen.