Syntegro

Solutions pour la gestion des accès et du temps

« Cette année, nous avons définitivement enterré la culture du 9 à 17 », affirme Frank De Weser, managing director de Syntegro, une entreprise belge qui développe des solutions pour la gestion des accès et du temps. « La pointeuse classique était déjà sur le déclin depuis un certain temps. Tant les collaborateurs que les employeurs aspirent à plus de liberté dans les horaires de travail. Les employeurs y voient un bon moyen d’adapter les horaires à la charge de travail. Les travailleurs veulent, quant à eux, mieux concilier leur travail et leur vie privée ».

Cette évolution était déjà en cours depuis quelques années, mais le coronavirus lui a donné un nouvel élan. « Le travail flexible » et « l’autogestion » ne sont plus des concepts théoriques pour de nombreux travailleurs, mais une réalité quotidienne. « Le travail à domicile fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle de très nombreuses personnes », pointe Frank. « Dans le même temps, les gens passent beaucoup plus d’un département à l’autre, voire d’une filiale à l’autre et l’environnement de travail s’articule autour des projets sur lesquels ils travaillent. Un autre levier important est la manière dont les prestations du personnel sont suivies. On constate ici un glissement des heures vers les prestations : les collaborateurs enregistrent ce qu’ils font beaucoup plutôt que le moment où ils sont présents ».

Flexibilité et service réconciliés

Le workforce management joue un rôle crucial pour faire face à ces évolutions. « L’enregistrement du temps et la planification du personnel convergent de plus en plus », admet Frank. « La liberté et la flexibilité sont une bonne chose, mais il faut aussi tenir compte des obligations légales et des engagements internes à l’entreprise. Il convient, en outre, de ne pas compromettre le service aux clients. Si un collaborateur veut commencer plus tard ou prendre un après-midi de congé, un collègue doit pouvoir prendre le relais pour assurer la satisfaction des clients ».

Autant de contraintes qui posent un important défi aux RH et aux people managers, car l’enregistrement traditionnel du temps ne suffit plus. L’enregistrement des projets et la planification du personnel sont de plus en plus intégrés. C’est là qu’intervient une solution logicielle telle que Syntegro. Le grand avantage de l’outil est qu’il offre une solution globale, comprenant tant la planification du personnel que l’enregistrement du temps et des projets.

« L’employeur peut déterminer le taux d’occupation minimal pour les différentes équipes de son entreprise », explique Frank. « Les travailleurs peuvent alors indiquer leurs préférences et le moment exact où ils veulent travailler, compte tenu des autres collègues et de leurs préférences. Les modules du logiciel prennent intelligemment en compte les différentes dispositions contractuelles et autres accords de travail ».

« Grâce à l’enregistrement du temps, vous savez déjà, par exemple, quelles personnes peuvent venir travailler vendredi prochain à 13 heures. Mais le système vérifiera également combien d’heures ils ont déjà travaillé au total ce mois-ci. On évite ainsi de planifier inutilement une personne avec des heures supplémentaires qui doivent être payées à 150 % ».

Déléguer et automatiser

La plateforme logicielle Syntegro est entièrement hébergée dans le cloud. Le département RH et les travailleurs peuvent donc y accéder facilement depuis n’importe quel PC, tablette ou smartphone disposant d’une connexion Internet. Les collaborateurs organisent tout eux-mêmes, depuis leur propre ordinateur ou smartphone. Cette approche est non seulement pratique, mais elle contribue aussi à l’image de marque de l’employeur. « Les travailleurs de la jeune génération, en particulier, apprécient énormément cet aspect », affirme Frank. « Ils peuvent consulter leur planning de travail en ligne et avoir en permanence un aperçu en temps réel de leurs prestations, de leurs congés, etc. Ils peuvent aussi facilement transmettre des demandes, par exemple pour des congés ou des indemnités de vélo. En cas d’absence, le collaborateur concerné peut facilement envoyer le certificat requis en le prenant en photo à l’aide de son smartphone. Le logiciel assure qu’il arrivera à la bonne personne. Une demande de remboursement de frais aboutit automatiquement au service comptable. L’ensemble est adapté au collaborateur : il ne voit que ce qui est pertinent pour lui ».

Le suivi du personnel peut ainsi être délégué. La charge de travail des RH s’en trouve réduite et les risques d’erreurs sont minimisés. À ce titre, une enquête menée par la revue professionnelle américaine Workforce révèle qu’environ la moitié des managers indiquent que les erreurs dans l’enregistrement du temps sont une préoccupation prioritaire.

Solution totale

L’un des principaux avantages de Syntegro est que les modules du logiciel sont entièrement intégrés. Frank : « Supposons qu’un travailleur pose un congé dans l’enregistrement du temps, le module de planification informera le responsable en temps réel que le niveau de l’effectif à ce moment-là est plus faible. Le manager doit alors donner son accord explicite pour que le congé soit accordé. Autre exemple : vous créez un nouveau collaborateur, dont l’horaire est spécifique. Le module de planification indique alors immédiatement quand et où cette personne peut être déployée parce qu’elle possède certaines compétences. Parce qu’il est, par exemple, titulaire d’un permis pour un chariot élévateur, ce collaborateur peut travailler dans l’entrepôt ».

Enregistrement de projet

Le logiciel Syntegro se prête également à l’enregistrement rapide et simplifié des projets. Vous pouvez ainsi surveiller la charge de travail et les coûts dans votre entreprise. « Vous pouvez également associer notre solution à d’autres logiciels tels qu’un système ERP », explique Frank. « Cette liaison est très utile pour les entreprises qui doivent pouvoir facturer les prestations de leurs travailleurs aux clients finaux. Imaginons que votre technicien passe une heure chez un client pour réparer une machine à laver. Cette heure de travail est automatiquement imputée sur la facture du client ».

Le droit du travail belge est sans doute le plus complexe au monde - Frank De Weser - Managing Director de Syntegro

Tous les avantages de la personnalisation

Le principal avantage du logiciel Syntegro est qu’il est entièrement personnalisable selon les besoins du client. « L’enregistrement du temps, la planification et l’enregistrement des projets constituent notre cœur de métier », affirme Frank. « Notre solution standard comporte tellement de règles de calcul et de possibilités de workflows que nous pouvons intégralement automatiser les règlements de travail et autres accords les plus complexes en imaginant une configuration sur mesure pour chaque client. Aucun développement de logiciel n’est nécessaire, ce qui réduit le délai de réalisation du projet. Pour ne rien gâcher, tous les contacts entre le client et Syntegro passent par des spécialistes. Nos vendeurs, nos chefs de projet et notre personnel d’assistance font plus que répondre aux questions : ce sont de véritables conseillers qui connaissent bien le droit du travail ». Une équipe de R&D belge interne développe le code de Syntegro et s’assure ainsi que le logiciel est paré pour le futur.

Retour sur investissement garanti

De plus en plus de grandes et moyennes entreprises apprécient la solution globale qu’offre le logiciel. Frank : « Le droit du travail belge est sans doute le plus complexe au monde. Un service RH performant implique donc que vous avez besoin de beaucoup de personnel pour effectuer des travaux chronophages : saisie des différents contrats des travailleurs, traitement des chèques-repas, calcul des primes, compensation des heures supplémentaires, traitement de toutes sortes de demandes et préparation des documents pour le secrétariat social. Notre logiciel automatise toutes ces tâches. Les économies et les gains d’efficacité sont énormes. L’investissement dans notre logiciel est ainsi rentabilisé en un minimum de temps ».