Privacy verklaring

Deze privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website www.syntegro.nl (hierna genoemd de “Website”) en (ii) alle (commerciële) relaties tussen Syntegro en haar klanten, prospecten en business partners.

Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Syntegro verzamelt, alsook over de wijze waarop Syntegro deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Syntegro wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, zowel op Belgisch als Europees vlak.

Het bezoeken van de Website impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of inschrijving voor de nieuwsbrief) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop Syntegro uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

1. Soorten persoonsgegevens

Syntegro kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken

• • • Naam en voornaam

    • Personeelsnummer

    • Contractnummer

    • Titel

    • Naamsuffix

    • Adresgegevens

    • E-mailadres

    • Telefoonnummer/GSM nummer

    • Nummerplaat

    • Bedrijf

    • Datum in/uit dienst

    • Talengroep

    • Afdeling

    • Foto

    • Tijdzone

    • Gebruikersnaam en Wachtwoord

    • Persoonlijke feestdagen

    • Persoonlijke speciale dagen

    • IP adres

Identificatiegegevens

• • • Badgenummer(s)

    • Vingerafdrukherkenning

    • Handpunch informatie

Vrije gegevens

• • • Alle persoonsgegevens die opgenomen worden in “vrij door de klant te definiëren in de vorm van “vrije velden” of tabellen

    • Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan Syntegro (bv. tijdens correspondentie)

Specifiek onze software oplossingen:

Tijdsregistratie

• • • Werkplanning

    • Dagroosters en dagroostercorrecties

    • Tijdregistratie prikkingen

    • Dagresultaat correcties

    • Teller correcties

    • Authorisaties

    • Dagexceptie correcties

    • Jobregistratie prikkingen

    • Urenverwantwoording

    • Kostenplaatsen

Planning

• • • Planningsframe(s)

    • Planningsfunctie(s)

    • Kwalificatie(s)

    • Functie-wissel(s)

Toegangscontrole

• Toegangsprofielen

• Toegangscontrole registraties

Syntegro verzamelt tevens automatisch anonieme informatie  betreffende het gebruik dat u maakt van de Website. Zo zal Syntegro, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat Syntegro toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website.

2. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

• • • Bezoek van de Website

    • Een samenwerking met Syntegro

    • Correspondentie met en uitgaande van Syntegro

    • Bezoek van ons bedrijfsgebouw

    • Aanmaken van een (demo-)account

    • Het opvragen van een offerte, informatie of demonstratie

    • Het inschrijven op de nieuwsbrief

    • Het gebruik dat u maakt van de diensten van Syntegro, al dan niet middels de Website, en al dan niet via onze producten, oplossingen

    • Het inschrijven voor opleidingen, events,  e.d.

    • Het uitwisselen van business cards

    • De verificatie van uw identiteit (bijv. tijdens een bezoek)

De door Syntegro verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om toegang te krijgen tot bepaalde delen van de Website, om in te schrijven op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en events). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel zijn.

U bent als admin gebruiker van onze oplossingen zelf de beheerder van, en dus verantwoordelijk voor, het up-to-date houden van de gebruikersaccounts van uw medewerkers binnen onze applicaties voor tijdregistratie, eHR-workflows, toegangscontrole, bezoekersregistratie etc…. Bij het aanmaken van de gebruikersaccounts van uzelf en uw medewerkers geeft u toestemming om de persoonsgegevens van voormelde personen te gebruiken te gebruiken voor de doeleinden zoals beschreven in hoofdstuk 3. Gebruik persoonsgegevens

3. Gebruik persoonsgegevens

Syntegro kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• • • De uitvoering van een overeenkomst met Syntegro (incl. de opvolging daarvan)

    • Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)

    • Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website

    • Het verzenden van nieuwsbrieven

    • Het verzenden van uitnodigingen voor evenementen

    • Statistische doeleinden

    • De aanmaak van een (demo-)account en de bevestiging daarvan

    • Het leveren van support/ bijstand (bijv. bij problemen)

    • Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur en – desgevallend – op grond van uw expliciete goedkeuring

    • Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken

    • Registratie van bezoekers aan ons bedrijfs gebouw

    • Bevestiging van inschrijving voor een opleiding, seminar, event, etc.

    • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

• • • U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden

    • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met Syntegro of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen

    • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Syntegro rust

    • De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen

    • De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang

    • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Syntegro of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)

4. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

Syntegro zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals voor onderhoudswerken, verwerking van betalingen, verzenden van leveringen, in kader van database management, voor leveren van diensten aan Syntegro maar niet beperkt tot Syntegro). In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan sociale secretariaten, softwareleveranciers, cloud partner, transport partners, datacenter, dienstverleners, financiële instellingen.

Indien het noodzakelijk is dat Syntegro in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Syntegro uw persoonsgegevens openbaar maakt:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Syntegro hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van Syntegro.

• Wanneer Syntegro of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die Syntegro heeft verzameld, één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal Syntegro uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

5. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een data transfer agreement, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, ofwel (ii) passende waarborgen bieden door enig ander mechanisme op grond van de Privacy Wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

6. Opslag persoonsgegevens

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Syntegro uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder ‘III. Gebruik persoonsgegevens’.

7. Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

• • • Recht op inzage van uw persoonsgegevens;

    • Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;

    • Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (volledig wissen) Syntegro wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);

    • Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

    • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;

    • Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze DPO (Data Protection Officer):  dpo@syntegro.be.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld emailadres. Bovendien kunt u steeds via uw account uw persoonsgegevens die u diende mee te delen bij de aanmaak van uw account, verifiëren, updaten, en/of wijzigen.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de diensten van Syntegro meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van Syntegro.

8. Beveiliging persoonsgegevens

Syntegro verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Syntegro zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren in de cloud met datacenters in de EU, Onsite.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van Syntegro, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat Syntegro in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.

Tot slot zal de veiligheid van uw account ook mee afhangen van de geheimhouding van uw wachtwoord en andere accountinformatie. Syntegro zal nooit vragen om uw wachtwoord en evenmin zal u ertoe gehouden zijn om dit zelf mee te delen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld, zal deze derde via uw wachtwoord toegang verkrijgen tot uw account en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw account. Syntegro raadt u dan ook ten stelligste aan om uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft tot uw account, en meteen contact op te nemen met Syntegro.

9. Update Privacy Verklaring

Syntegro is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

10. Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. Syntegro draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

11. Vragen

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop Syntegro uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren via email dpo@syntegro.be

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop Syntegro deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop Syntegro uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Privacy Commissie.